Betalinger, gebyrer og oppgaver

Hvordan pengene flyter

Hvor går pengene fra kunden min?

Rett til deg. En kortbetaling belastes restaurantens egen Stripe-konto, som Stripe betaler ut til banken din. Foxi.food oppbevarer aldri inntektene dine – du er selgeren. Stripe-kontoen tilhører restauranten din: du oppretter den i eget navn under aktiveringen, og Stripes egne vilkår gjelder for den. Du administrerer den under Settings → General → Settings (Innstillinger → Generelt → Innstillinger), fanen Payments (Betalinger) – Manage payment account (Administrer betalingskonto), Open Stripe dashboard (Åpne Stripe-dashbordet); bare eiere ser den (detaljer: /nb/help/payments/stripe/). Det er ingen månedsavgift og ingen etableringsavgift. Plattformen krever behandlingsgebyret på 0,45 €, som kunden din betaler, pluss et leveringsgebyr på budbestillinger (se nedenfor).

Hva kommer inn på bankkontoen min fra en kortbestilling?

For hver kortbestilling betaler Stripe ut det belastede beløpet minus:

1. behandlingsgebyret på 0,45 € – kunden din betaler det i tillegg til prisen;
2. plattformens leveringsgebyr, bare på budbestillinger;
3. Stripes eget kortgebyr.

Stripe betaler ut etter sin egen tidsplan, vanligvis innen noen virkedager. For å avstemme en utbetaling sammenligner du Stripe-dashbordet med Orders (CSV) (Bestillinger) på dato og beløp. Stopper utbetalingene, er den vanlige årsaken en ufullstendig Stripe-verifisering: fanen Payments viser da Stripe account is restricted (Stripe-kontoen er begrenset). Klikk Resolve restrictions (Løs begrensninger) og legg inn det Stripe ber om. Dette løser du med Stripe – Foxi.food kan ikke frigi utbetalinger.

Behandlingsgebyret til Foxi.food

Hvem betaler behandlingsgebyret, og hvor stort er det?

Kunden gjør det. Hver nett- og appbestilling bærer et behandlingsgebyr på 0,45 €, vist i kassen som egen linje, Processing fee (Behandlingsgebyr). Det gjelder både levering og henting, kort og kontant, med mindre plattformen har satt opp et unntak for restauranten din. QR-bordbestillinger og telefonbestillinger som ansatte registrerer, bærer ingen. Utenfor eurosonen krever plattformen et fast tilsvarende beløp, ikke en omregning. I dag er det 11,50 CZK i Tsjekkia, 1,90 PLN i Polen og 180 HUF i Ungarn. Vil du sjekke ditt eget beløp, ser du på linjen Processing fee i kassen din.

Hvordan kreves gebyret inn på en kortbestilling?

Automatisk. Når kortet belastes på Stripe-kontoen din, sender Stripe gebyret videre til plattformen (et «application fee», plattformgebyr). Begge plattformgebyrene vises deretter i kolonnen Foxi fees (Foxi-gebyrer) i månedsoppgaven din – se «Månedsoppgaven din». Nedlastingen Orders (CSV) har ingen kolonne for plattformgebyrer; behandlingsgebyret for den enkelte bestillingen er linjen Processing fee i bestillingsdetaljene.

Hvordan kreves gebyret inn på en kontantbestilling?

Du krever inn hele bestillingssummen, inkludert 0,45 €, og gebyret regnes med i Foxi fees. Kolonnen summerer kort- og kontantbestillinger sammen, uten et eget tall for hva du skylder på kontantbestillinger – de på kort er allerede trukket via Stripe.

Dette sier dokumentene ingenting om i dag: hvordan du betaler gebyrene fra kontantbestillinger, når, på hvilket dokument, og hva som skjer i en måned med bare kontantbestillinger. Brukerhåndboken sier at plattformen vil fortelle deg hvordan det gjøres opp. Slik gjør du i mellomtiden:

1. ta vare på Foxi fees-tallet for hver avsluttede måned;
2. skriv til support@foxi.food med oppgavemåneden, og spør hvordan og når du skal betale;
3. spør regnskapsføreren din hvordan det skal bokføres.

Betaler jeg gebyr for kansellerte, refunderte eller uhentede bestillinger?

I dag bokføres det ikke noe plattformgebyr for en kansellert bestilling. Resten avhenger av situasjonen:

• Du kansellerer en betalt kortbestilling – klikk Cancel order (Kanseller bestilling); refusjonen skjer automatisk og i sin helhet, og det bokføres ingen gebyr.
• Kontantbestilling som ingen møtte opp for – klikk Cancel order; ingen gebyr. Merker du den som levert i stedet, bokføres et gebyr i Foxi fees.
• Kortbetalt bestilling som aldri ble hentet – pengene ligger allerede på Stripe-kontoen din. Om du refunderer, er din avgjørelse som selger. Cancel order refunderer alt; en delvis refusjon gjør du i Stripe-dashbordet.

En fullt refundert bestilling holdes utenfor Revenue (Omsetning), Foxi fees og Payable (Til utbetaling).

Godt å vite: dette er dagens praksis, ikke en kontraktsfestet rettighet. Refusjonspolicyen sier at behandlingsgebyrer per bestilling og Stripes kortgebyr ikke tilbakeføres ved refunderte bestillinger.

Leveringsgebyr, Stripes kortgebyr og kortrabatten

Hva er plattformens leveringsgebyr på budbestillinger?

Nett- og appbestillinger som leveres med bud, bærer i tillegg et leveringsgebyr til plattformen, for tiden 10 % av varer pluss tips minus rabatter. Du betaler det, og det dekker budappen og verktøyene for oppdragsstyring. Du ser det i gebyroversikten i Manual (Brukerhåndbok) i administrasjonen og i kolonnen Foxi fees i oppgaven din. Dine egne leverings- og servicegebyrer, som du setter under Operations → Delivery → Prices & rules (Drift → Levering → Priser og regler), holdes utenfor grunnlaget. Delivery fee (Leveringsgebyr) som kunden betaler, er din egen pris; den blir hos deg når dine egne bud leverer.

Hva krever Stripe, og hvor finner jeg Stripes dokumenter?

Stripe krever kortgebyret sitt av deg etter sine egne vilkår – Foxi.food verken fastsetter eller mottar det. Typisk er det 1,5 % + 0,25 € per transaksjon for europeiske standardkort. For bedriftskort er det rundt 2 % pluss 0,25 €. Vilkårene og /pricing/ oppgir dette intervallet. Stripes gebyrdokumenter ligger i Stripe-dashbordet ditt (Open Stripe dashboard).

Hva er kortbetalingsrabatten, og hvem finansierer den?

Et automatisk insentiv til å betale på nett, vist i kassen som Card payment discount (Rabatt ved kortbetaling) – 5 % som standard. Du finansierer den fra bestillingsprisen. Den beregnes bare på varene, og gjelder i dag utelukkende kortbetaling på nett – aldri kontant, QR-bordbestillinger, bedriftskontoer eller behandlingsgebyret. Plattformen fastsetter satsen, og du kan ikke endre den i administrasjonen; trenger du en annen, spør support@foxi.food.

Hvilke gebyrer gjelder for hvilke bestillinger?

Bruk tabellen for å se hvem som betaler hva på hver bestillingstype. Plattformens leveringsgebyr er Foxi.foods 10 %; dine egne Delivery fee og Service fee (Servicegebyr) (Operations → Delivery → Prices & rules) er ikke plattformgebyrer og blir hos deg. Stripes kortgebyr påløper hver gang et kort belastes.

Månedsoppgaven din

Hvor finner jeg månedsoppgaven, og hva viser den?

Under Finance → Accounting → Invoices & receipts (Økonomi → Regnskap → Fakturaer og kvitteringer), bare for eiere, på siden Monthly statement (Månedsoppgave). Én rad per måned viser Orders (Bestillinger), Revenue, Foxi fees, VAT (MVA), Payable og Status. Foxi fees er månedens plattformgebyrer: behandlingsgebyrene, pluss eventuelle leveringsgebyrer på budbestillinger. Inneværende måned er merket Open (Åpen – tallene er foreløpige) og lukkes automatisk etter månedsslutt.

Hva er «Payable» – overfører Foxi.food beløpet til meg?

Nei. Payable er et regnskapstall, ikke en overføring. Merknaden i administrasjonen begynner slik: «Til utbetaling = omsetning etter Foxi-gebyrer. Kontantinntektene blir hos deg direkte – bare kortandelen betales ut.»

Godt å vite: Payable inkluderer kontanter du allerede har, og ser bort fra Stripes kortgebyr. Det vil derfor ikke stemme med Stripe-utbetalingene dine.

Hvilke filer kan jeg laste ned til regnskapsføreren min?

Hver måned tilbyr to nedlastinger:

• Summary (CSV) (Sammendrag) – bestillinger, omsetning, Foxi-gebyrer, til utbetaling, kort- og kontantinntekter, tips, rabatter, refusjoner og én MVA-rad per sats (netto; avgift; brutto).
• Orders (CSV) – alle bestillinger i måneden.

Finance → Accounting → Data export (Dataeksport) gir i tillegg finansielle transaksjoner, bestillinger eller budutbetalinger for et valgfritt datointervall, som CSV eller JSON, opptil 10 000 poster. Transaksjoner og budutbetalinger oppgis i den minste valutaenheten (cent, haléře) – 1250 betyr 12,50. Selve oppgavesiden viser de siste 12 månedene.

Er plattformen regnskapsarkivet mitt?

Nei – vilkårene gjør deg ansvarlig for å fastsette dine egne oppbevaringsfrister og for å følge reglene for oppbevaring av skatte- og regnskapsdokumentasjon i landet ditt. Spør regnskapsføreren din hvor lenge du må ta vare på dem. Etter at avtalen er avsluttet, har du normalt 30 kalenderdager på å eksportere dataene dine, men ikke hvis kontoen ble sperret for brudd på vilkårene. Deretter slettes de, med forbehold for Foxi.foods egne lovpålagte arkiveringsplikter.

Godt å vite: Enable GDPR Strict Mode (Slå på streng GDPR-modus) under Settings → General → Settings, fanen GDPR & Data Protection (GDPR og personvern), sletter bestillingshistorikken irreversibelt – eksporter filene dine først.

Dokumenter til deg og til kunden din

Får jeg faktura fra Foxi.food for gebyrene?

I dag gir administrasjonen deg en månedsoppgave (CSV) – ikke en faktura med fakturanummer og utstederopplysninger. Tjenestevilkårene fastsetter at Leverandøren (Elite Digital Services, LLC) utsteder fakturaer elektronisk til e-postadressen på kontoen din. Trenger du en faktura og ingen har kommet, skriv til support@foxi.food med oppgavemåneden. Om oppgaven alene holder for bokføringen din – spør regnskapsføreren din.

Hvilket dokument får kunden min?

Plattformen sender e-post til kunden din i restaurantens navn. Kunden får en ordrebekreftelse med sporingslenke, et varsel om at maten er klar, og en kvittering ved levering. Kvitteringen er dokumentet kunden beholder: et betalingsbevis, ikke en kassakvittering, med alle prislinjer inkludert behandlingsgebyret. For MVA-registrerte legger den til en MVA-spesifikasjon per sats under virksomhetsnavnet ditt og organisasjonsnummeret og MVA-nummeret. QR-bordbestillinger sender ingen e-post.

Hvem utsteder kassakvitteringen – jeg eller systemet?

Du gjør det, som selger. Vilkårene pålegger deg å følge ordningen for kassasystem eller elektronisk registrering av salg i landet ditt og å utstede korrekte salgsdokumenter. I praksis betyr det kravene til kassasystemet ditt og kvitteringsreglene der du driver. De landsspesifikke vilkårene (/legal/country-terms/) navngir ordningen der en slik finnes. Det finnes ingen fungerende kassasystemkobling i dag – under Settings → Integrations (Innstillinger → Integrasjoner) er kassasystempunktene merket Coming soon (Kommer snart). Om en nettbestilling må registreres, og når – spør regnskapsføreren din.

Tips

Hvem får tips som gis på nett?

Kundene kan legge til tips på nett, i appen og på QR-bordregninger. På kortbestillinger havner det på Stripe-kontoen din sammen med bestillingen; på kontantbestillinger krever du det inn selv. Ved levering med ditt eget bud krediteres det budet, ifølge brukerhåndboken. I dag vises det i eksporten Financial transactions (Finansielle transaksjoner) under Finance → Accounting → Data export som rader av typen courier_tip – de samme radene som regnskapet i administrasjonen merker Courier tip (Budtips). Foxi.food betaler ingenting til bud; du gjør opp med dem selv. Ellers blir tipset hos deg.

Beregnes gebyrer eller MVA på tips?

Det legges ikke behandlingsgebyr på tips. På budbestillinger beregnes plattformens leveringsgebyr på varer pluss tips minus rabatter. I dag legger systemet ingen MVA på tips og holder det utenfor MVA-spesifikasjonen. Oppgaven viser tips separat (Tips). Ingen dokumenter tar for seg skatte- eller lønnsbehandling – om et tips er inntekt, lønn eller en gjennomstrømningspost, spør regnskapsføreren din.

Rabatter, gavekort og bedriftskontoer

Hvem bærer rabatter og kampanjekoder?

Du gjør det – hver rabatt er en reduksjon av prisen du har satt. Det gjelder kampanjekoder og automatiske tilbud fra Business → Marketing → Promo codes & discounts (Virksomhet → Markedsføring → Kampanjekoder og rabatter), lojalitetsbelønninger, Last-call deals (Siste sjanse-tilbud) og kortbetalingsrabatten. Kunden ser hver av dem som egen linje i kassen. En rabatt reduserer aldri behandlingsgebyret, og en kampanje med gratis levering reduserer ikke grunnlaget for plattformens leveringsgebyr.

Hvordan fungerer gavekort med pengene?

Så snart Stripe er aktiv, tilbyr bestillingssiden din gavekort automatisk. Forhåndsvalgte verdier er 10, 20, 30, 50 eller 100 i restaurantens valuta (euro i eurosonen). Pengene havner på Stripe-kontoen din ved salget, og kunden bruker saldoen i kassen – se Business → Marketing → Gift cards (Gavekort). Void (Ugyldiggjør) gjør bare kortet ugyldig: pengene refunderes ikke automatisk, så refunder kjøperen i Stripe-dashbordet først.

Hvordan faktureres bedriftskontoer og måltidsabonnenter?

Opprett kontoen under Finance → Accounting → Company accounts (Bedriftskontoer). Ansatte bestiller deretter på kontoen, og bestillingene gjøres opp som kontant (ikke kort). Hver måned lister knappen Statement (Oppgave) opp bedriftens bestillinger – fakturaen utsteder du, ikke Foxi.food. Behandlingsgebyret gjelder som på enhver kontantbestilling; kortbetalingsrabatten gjør det ikke. Operations → Delivery → Meal subscribers (Måltidsabonnenter) fungerer tilsvarende for faste lunsjkunder: interne bestillinger uten behandlingsgebyr, og månedssummer delt mellom kontant og faktura.

Til regnskapsføreren din

Hva sier vilkårene om MVA på gebyrene til Foxi.food?

Tjenestevilkårene fastsetter at alle priser er «nettopriser eksklusive eventuelle indirekte skatter (som MVA, GST eller omsetningsavgift)». Brukeren – du – «er ansvarlig for selv å fastsette og rapportere skatter som gjelder for de kjøpte tjenestene». For brukere «etablert i EU og registrert for MVA gjelder ordningen med omvendt avgiftsplikt (reverse charge)». For «virksomheter i EU som ikke er registrert for MVA, krever Leverandøren ingen ytterligere skatter». Hva du selv må fastsette, rapportere eller levere inn – spør regnskapsføreren din.

Er behandlingsgebyret min inntekt, eller penger jeg krever inn for plattformen?

Dokumentene beskriver mekanikken, ikke regnskapsbehandlingen. De sier:

• Vilkårene kaller det Leverandørens tjenestegebyr, «lagt til kundens bestillingssum».
• Det vises for kunden din som egen linje og står på betalingsbeviset som utstedes i ditt navn.
• Oversikten over prislinjer i brukerhåndboken tilordner det plattformen, ikke deg.

Oppgaven støtter begge synene: Revenue er brutto, Foxi fees står separat, Payable er netto. Hvordan linjen skal bokføres, brutto eller netto – spør regnskapsføreren din.

Hvilke fakta gir jeg til regnskapsføreren min?

Lever disse sammen med oppgavefilene for de aktuelle månedene:

• Avtalepart: Elite Digital Services, LLC, 1111B S Governors Ave #21653, Dover, DE 19904, USA. Trenger regnskapsføreren din skatteidentifikasjonen, spør support@foxi.food. Skattenummeret på slutten av vilkårene tilhører EU-representanten (Euro business company Kft.), ikke avtaleparten.
• Selger: du – du utsteder kassakvitteringen.
• Gebyrbeløp og hvem som bærer dem: se tabellen ovenfor.

Hvor du finner hjelp

Hvem spør jeg om gebyrer, oppgaver og betalinger?

• Foxi.food-support – support@foxi.food, mandag–fredag 9:00–17:00 CET. Ta med e-postadressen på kontoen, restaurantnavnet, oppgavemåneden eller bestillingsnumrene, og et skjermbilde.
• Stripe-dashbordet ditt – Stripes gebyrer, utbetalinger, refusjoner og tvister (chargebacks); se /nb/help/payments/stripe/.
• Regnskapsføreren din – MVA, kassaregistrering og bokføring; plattformen leverer dataene, ikke skatterådgivning.

Hvilke dokumenter regulerer dette temaet?

• Tjenestevilkår – /legal/terms-of-service/
• Refusjonspolicy – /legal/refund-policy/
• Landsspesifikke vilkår – /legal/country-terms/
• Priser – /pricing/

Vilkårene og /pricing/ fastsetter behandlingsgebyret på 0,45 € og oppgir intervallet for Stripes gebyr; varselfristen på 30 dager for prisendringer følger av vilkårene alene. Refusjonspolicyen regulerer refusjon av gebyrer, og de landsspesifikke vilkårene legger til lokale skatteregler. Den gjeldende gebyroversikten i Manual i administrasjonen og månedsoppgaven din viser plattformens leveringsgebyr på budbestillinger. Der dokumentene er tause, spør support@foxi.food eller regnskapsføreren din. Nettversjonen av denne veiledningen finner du på https://www.foxifood.com/nb/help/payments-and-fees/.