Betalinger, gebyrer og opgørelser

Sådan flyder pengene

Hvor går min kundes penge hen?

Direkte til dig. En kortbetaling trækkes på din restaurants egen Stripe-konto, som Stripe udbetaler til din bank. Foxi.food opbevarer aldrig din omsætning — du er sælgeren. Stripe-kontoen tilhører din restaurant: du opretter den i eget navn under aktiveringen, og Stripes egne vilkår gælder for den. Du administrerer den under Indstillinger → Generelt → Indstillinger, fanen Betalinger (Administrer betalingskonto, Åbn Stripe-dashboard); kun ejere kan se den (detaljer: /da/help/payments/stripe/). Der er intet månedligt gebyr og intet oprettelsesgebyr. Platformen opkræver behandlingsgebyret på 0,45 €, som din kunde betaler, plus et leveringsgebyr på kurérordrer (se nedenfor).

Hvad når frem til min bankkonto fra en kortordre?

For hver kortordre udbetaler Stripe det trukne beløb minus:

1. behandlingsgebyret på 0,45 € — din kunde betaler det oven i prisen;
2. platformens leveringsgebyr, kun på kurérordrer;
3. Stripes eget kortgebyr.

Stripe udbetaler efter sin egen tidsplan, typisk inden for få bankdage. Vil du afstemme en udbetaling, sammenligner du Stripe-dashboardet med Bestillinger (CSV) på dato og beløb. Stopper udbetalingerne, er den sædvanlige årsag en ufuldstændig Stripe-verificering: fanen Betalinger viser så Stripe-konto er begrænset. Klik på Løs begrænsninger, og indsend det, Stripe beder om. Det klarer du med Stripe — Foxi.food kan ikke frigive udbetalinger.

Foxi.foods behandlingsgebyr

Hvem betaler behandlingsgebyret, og hvor stort er det?

Det gør kunden. Hver ordre via web eller app bærer et behandlingsgebyr på 0,45 €, som vises ved kassen som en egen linje, Behandlingsgebyr. Det gælder både levering og afhentning, kort som kontant, medmindre platformen har oprettet en undtagelse for din restaurant. QR-bordordrer og telefonordrer, som dit personale indtaster, bærer intet gebyr. Uden for euroområdet opkræver platformen et fast tilsvarende beløb, ikke en omregning. I dag er det 11,50 CZK i Tjekkiet, 1,90 PLN i Polen og 180 HUF i Ungarn. Vil du kontrollere dit eget beløb, så læs linjen Behandlingsgebyr ved kassen.

Hvordan opkræves gebyret på en kortordre?

Automatisk. Når kortet trækkes på din Stripe-konto, videresender Stripe gebyret til platformen (et “application fee”). Begge platformsgebyrer optræder derefter i kolonnen Foxi-gebyrer i din månedsopgørelse — se “Din månedsopgørelse”. Downloaden Bestillinger (CSV) har ingen kolonne til platformsgebyrer; den enkelte ordres behandlingsgebyr er linjen Behandlingsgebyr i ordredetaljerne.

Hvordan opkræves gebyret på en kontantordre?

Du modtager hele ordresummen, inklusive de 0,45 €, og gebyret tælles med i Foxi-gebyrer. Kolonnen lægger kort- og kontantordrer sammen, uden et separat tal for det, du skylder på kontantordrerne — de kortbetalte er allerede trukket via Stripe.

Det, dokumenterne ikke siger i dag: hvordan du betaler gebyrerne fra kontantordrer, hvornår, på hvilket bilag, og hvad der sker i en måned med kun kontantordrer. Manualen siger, at platformen oplyser, hvordan det afregnes. Sådan gør du nu:

1. gem tallet Foxi-gebyrer fra hver afsluttet måned;
2. skriv til support@foxi.food med opgørelsesmåneden, og spørg hvordan og hvornår du skal betale;
3. spørg din revisor, hvordan det skal bogføres.

Betaler jeg gebyret på annullerede, refunderede eller ikke-afhentede ordrer?

I dag bogføres der intet platformsgebyr på en annulleret ordre. Resten afhænger af situationen:

• Du annullerer en betalt kortordre — klik på Annuller ordre; refusionen sker automatisk og fuldt ud, og der bogføres intet gebyr.
• Kunden dukker ikke op ved en kontantordre — klik på Annuller ordre; intet gebyr. Markerer du den som leveret i stedet, bogføres et gebyr i Foxi-gebyrer.
• En kortbetalt ordre, der aldrig bliver hentet — pengene står allerede på din Stripe-konto. Om du refunderer, er din beslutning som sælger. Annuller ordre refunderer hele beløbet; en delvis refusion foretager du i Stripe-dashboardet.

En fuldt refunderet ordre udelades af Omsætning, Foxi-gebyrer og Til udbetaling.

Godt at vide: dette er den nuværende praksis, ikke en aftalt ret. Refusionspolitikken siger, at behandlingsgebyrer pr. ordre og Stripes kortgebyr ikke føres tilbage på refunderede ordrer.

Leveringsgebyr, Stripes kortgebyr og kortrabatten

Hvad er platformens leveringsgebyr på kurérordrer?

Web- og app-ordrer, der leveres af en kurér, bærer et yderligere leveringsgebyr til platformen, i dag 10 % af varer plus drikkepenge minus rabatter. Det betaler du, og det dækker kurérappen og værktøjerne til udkørsel. Du kan se det i gebyroversigten i administrationens Manual og i kolonnen Foxi-gebyrer i din opgørelse. Dine egne leverings- og servicegebyrer, som du fastsætter under Drift → Levering → Priser og regler, indgår ikke i grundlaget. Det Leveringsgebyr, din kunde betaler, er din egen pris; det bliver hos dig, når dine egne kurérer leverer.

Hvad opkræver Stripe, og hvor er Stripes bilag?

Stripe opkræver sit gebyr for kortindløsning hos dig efter sine egne vilkår — Foxi.food hverken fastsætter eller modtager det. Typisk er det 1,5 % + 0,25 € pr. transaktion for almindelige europæiske kort. For firmakort er det omkring 2 % plus 0,25 €. Vilkårene og /pricing/ angiver dette interval. Stripes gebyrbilag ligger i dit Stripe-dashboard (Åbn Stripe-dashboard).

Hvad er rabatten ved kortbetaling, og hvem finansierer den?

Et automatisk incitament til at betale online, som vises ved kassen som Rabat ved kortbetaling — 5 % som standard. Du finansierer den fra ordreprisen. Den beregnes kun på varerne og gives i dag alene på kortbetalinger online — aldrig på kontanter, QR-bordordrer, firmakonti eller behandlingsgebyret. Platformen fastsætter satsen, og du kan ikke ændre den i administrationen; har du brug for en anden, så skriv til support@foxi.food.

Hvilke gebyrer gælder for hvilke ordrer?

Brug tabellen til at se, hvem der betaler hvad på hver ordretype. Platformens leveringsgebyr er Foxi.foods 10 %; dit eget Leveringsgebyr og Servicegebyr (Drift → Levering → Priser og regler) er ikke platformsgebyrer og bliver hos dig. Stripes kortgebyr kommer til, hver gang et kort trækkes.

Din månedsopgørelse

Hvor finder jeg min månedsopgørelse, og hvad viser den?

Under Økonomi → Regnskab → Fakturaer og kvitteringer (kun ejere), på siden Månedsopgørelse. Én række pr. måned viser Bestillinger, Omsætning, Foxi-gebyrer, Moms, Til udbetaling og Status. Foxi-gebyrer er månedens platformsgebyrer: behandlingsgebyrerne plus eventuelle leveringsgebyrer på kurérordrer. Den igangværende måned er markeret Åben (foreløbig) og lukkes automatisk efter månedsskiftet.

Hvad er “Til udbetaling” — overfører Foxi.food det til mig?

Nej. Til udbetaling er et regnskabstal, ikke en overførsel. Bemærkningen i administrationen begynder: “Til udbetaling = omsætning efter Foxi-gebyrer. Kontantomsætningen beholder du direkte — kun kortandelen udbetales.”

Godt at vide: Til udbetaling omfatter kontanter, du allerede har, og tallet ser bort fra Stripes kortgebyr. Det vil derfor ikke stemme med dine Stripe-udbetalinger.

Hvilke filer kan jeg downloade til min revisor?

Hver måned tilbyder to downloads:

• Opsummering (CSV) — ordrer, omsætning, Foxi-gebyrer, til udbetaling, kort- og kontantomsætning, drikkepenge, rabatter, refusioner og én momslinje pr. sats (netto; moms; brutto).
• Bestillinger (CSV) — hver enkelt ordre i måneden.

Økonomi → Regnskab → Dataeksport giver desuden finansielle transaktioner, ordrer eller kurérudbetalinger for et vilkårligt datointerval, som CSV eller JSON, op til 10.000 poster. Transaktioner og kurérudbetalinger er angivet i valutaens mindste enhed (cent, øre) — 1250 betyder 12,50. Selve opgørelsessiden viser de seneste 12 måneder.

Er platformen mit regnskabsarkiv?

Nej — vilkårene gør dig ansvarlig for at fastlægge dine egne opbevaringsperioder og for at overholde dit lands regler om opbevaring af skatte- og regnskabsmateriale. Spørg din revisor, hvor længe du skal gemme det. Efter aftalens ophør har du normalt 30 kalenderdage til at eksportere dine data, men ikke hvis kontoen blev lukket på grund af en overtrædelse af vilkårene. Derefter slettes de, med forbehold for Foxi.foods egne lovpligtige arkiveringsforpligtelser.

Godt at vide: Aktivér GDPR Strict Mode (Indstillinger → Generelt → Indstillinger, fanen GDPR og databeskyttelse) sletter ordrehistorikken uigenkaldeligt — eksportér dine filer først.

Bilag til dig og til din kunde

Får jeg en faktura fra Foxi.food for gebyrerne?

I dag giver administrationen dig en månedsopgørelse (CSV) — ikke en faktura med fakturanummer og udstederoplysninger. Servicevilkårene bestemmer, at Udbyderen (Elite Digital Services, LLC) udsteder fakturaer elektronisk til din kontos e-mailadresse. Har du brug for en faktura, og er der ingen kommet, så skriv til support@foxi.food med opgørelsesmåneden. Om opgørelsen alene er nok til dit regnskab — spørg din revisor.

Hvilket dokument modtager min kunde?

Platformen sender e-mails til din kunde i din restaurants navn. Kunden får en ordrebekræftelse med et sporingslink, en besked når maden er klar, og en kvittering ved levering. Kvitteringen er det dokument, kunden gemmer: et betalingsbevis, ikke en kassebon, med alle prislinjer inklusive behandlingsgebyret. For momsregistrerede tilføjes en momsspecifikation pr. sats under dit firmanavn og dine registreringsnumre (CVR-nummer og momsnummer). QR-bordordrer sender ingen e-mails.

Hvem udsteder kassebonen — mig eller systemet?

Det gør du, som sælger. Vilkårene forpligter dig til at følge dit lands regler for kasseapparater eller elektronisk registrering af salg og til at udstede korrekte skattebilag. I flere lande kræves et godkendt kasseapparatsystem, og de landespecifikke vilkår (/legal/country-terms/) nævner det, hvor et sådant findes. Der er i dag ingen fungerende forbindelse til kasseapparater — under Indstillinger → Integrationer er punkterne om kasseapparater markeret Kommer snart. Om en onlineordre skal registreres, og hvornår — spørg din revisor.

Drikkepenge

Hvem modtager drikkepenge givet online?

Kunderne kan give drikkepenge på web, i appen og på QR-regningen ved bordet. På kortordrer lander de på din Stripe-konto sammen med ordren; på kontantordrer modtager du dem. Ved en levering med din egen kurér tilfalder de ifølge manualen den kurér. I dag optræder de i eksporten Finansielle transaktioner (Økonomi → Regnskab → Dataeksport) som rækker af typen courier_tip — de samme rækker, som administrationens kassekladde kalder Drikkepenge til kureren. Foxi.food betaler intet til kurérer; du afregner selv med dem. Ellers bliver drikkepengene hos dig.

Opkræves der gebyrer eller moms på drikkepenge?

Der lægges ikke behandlingsgebyr på drikkepenge. På kurérordrer beregnes platformens leveringsgebyr af varer plus drikkepenge minus rabatter. I dag lægger systemet ingen moms på drikkepenge og holder dem uden for momsspecifikationen. Opgørelsen viser drikkepengene separat (Drikkepenge). Intet dokument behandler den skatte- eller lønmæssige side — om drikkepenge er omsætning, løn eller en gennemstrømningspost, spørg din revisor.

Rabatter, gavekort og firmakonti

Hvem bærer rabatter og rabatkoder?

Det gør du — hver rabat er en nedsættelse af den pris, du selv har fastsat. Det gælder rabatkoder og automatiske tilbud fra Forretning → Marketing → Rabatkoder og rabatter, loyalitetsbelønninger, Last call-tilbud og rabatten ved kortbetaling. Kunden ser hver rabat som en egen linje ved kassen. En rabat nedsætter aldrig behandlingsgebyret, og en kampagne med gratis levering nedsætter ikke grundlaget for platformens leveringsgebyr.

Hvordan fungerer gavekort rent økonomisk?

Så snart Stripe er aktiv, tilbyder din bestillingsside gavekort automatisk. De faste beløb er 10, 20, 30, 50 eller 100 i din restaurants valuta (euro i euroområdet). Pengene lander på din Stripe-konto ved salget, og kunden bruger saldoen ved kassen — se Forretning → Marketing → Gavekort. Gavekortets Annuller gør kun kortet ugyldigt: pengene refunderes ikke automatisk, så refundér køberen i Stripe-dashboardet først.

Hvordan faktureres firmakonti og madabonnenter?

Opret kontoen under Økonomi → Regnskab → Firmakonti. Virksomhedens medarbejdere bestiller derefter på kontoen, og betalingen bogføres som kontant (intet kort). Hver måned lister knappen Opgørelse virksomhedens ordrer — den faktura udsteder du, ikke Foxi.food. Behandlingsgebyret gælder som på enhver anden kontantordre; rabatten ved kortbetaling gør det ikke. Drift → Levering → Madabonnenter fungerer på samme måde for faste frokostgæster: interne ordrer uden behandlingsgebyr og månedstotaler fordelt mellem kontant og faktura.

Til din revisor

Hvad siger vilkårene om moms på Foxi.foods gebyrer?

Servicevilkårene fastslår, at alle priser er “nettopriser eksklusive eventuelle indirekte skatter (såsom moms, GST eller omsætningsafgift)”. Brugeren — dig — “er ansvarlig for selv at opgøre og indberette de skatter, der gælder for de købte ydelser”. For brugere, der “er etableret i Den Europæiske Union og momsregistreret, gælder reglerne om omvendt betalingspligt”. For “EU-baserede virksomheder, der ikke er momsregistreret, opkræver Udbyderen ingen yderligere skatter”. Hvad du selv skal opgøre, indberette eller indsende — spørg din revisor.

Er behandlingsgebyret min omsætning eller penge, jeg opkræver for platformen?

Dokumenterne beskriver mekanikken, ikke den regnskabsmæssige behandling. De siger:

• Vilkårene kalder det Udbyderens servicegebyr, “som lægges til kundens ordresum”.
• Det vises for din kunde som en egen linje og står på det betalingsbevis, der udstedes i dit navn.
• Manualens oversigt over prislinjer henfører det til platformen, ikke til dig.

Opgørelsen understøtter begge synsvinkler: Omsætning er brutto, Foxi-gebyrer står for sig, og Til udbetaling er netto. Hvordan linjen skal bogføres, brutto eller netto — spørg din revisor.

Hvilke oplysninger giver jeg min revisor?

Giv disse videre sammen med opgørelsesfilerne for de pågældende måneder:

• Aftalepart: Elite Digital Services, LLC, 1111B S Governors Ave #21653, Dover, DE 19904, USA. Har din revisor brug for selskabets skatteregistreringsnummer, så spørg support@foxi.food. Skattenummeret i slutningen af vilkårene tilhører EU-repræsentanten (Euro business company Kft.), ikke aftaleparten.
• Sælger: dig — du udsteder kassebonen.
• Gebyrbeløb og hvem der bærer dem: se tabellen ovenfor.

Hvor du kan få hjælp

Hvem spørger jeg om gebyrer, opgørelser og betalinger?

• Foxi.food-support — support@foxi.food, mandag–fredag 9:00–17:00 CET. Angiv din kontos e-mailadresse, restaurantens navn, opgørelsesmåneden eller ordrenumrene og et skærmbillede.
• Dit Stripe-dashboard — Stripes gebyrer, udbetalinger, refusioner og indsigelser (chargebacks); se /da/help/payments/stripe/.
• Din revisor — moms, kasseapparatregistrering og bogføring; platformen leverer data, ikke skatterådgivning.

Hvilke dokumenter regulerer dette emne?

• Servicevilkår — /legal/terms-of-service/
• Refusionspolitik — /legal/refund-policy/
• Landespecifikke vilkår — /legal/country-terms/
• Priser — /pricing/

Vilkårene og /pricing/ fastsætter behandlingsgebyret på 0,45 € og angiver intervallet for Stripes gebyr; varslet på 30 dage ved prisændringer står kun i vilkårene. Refusionspolitikken regulerer refusion af gebyrer, og de landespecifikke vilkår tilføjer lokale skatteregler. Den aktuelle gebyroversigt i administrationens Manual og din månedsopgørelse viser platformens leveringsgebyr på kurérordrer. Hvor dokumenterne tier, så spørg support@foxi.food eller din revisor. Onlineversionen af denne vejledning findes på https://www.foxifood.com/da/help/payments-and-fees/.