Płatności, opłaty i rozliczenia

Jak przepływają pieniądze

Dokąd trafiają pieniądze mojego klienta?

Prosto do Państwa. Płatność kartą jest rozliczana na Państwa własnym koncie Stripe, z którego Stripe wypłaca środki na Państwa rachunek bankowy. Foxi.food nigdy nie przechowuje Państwa przychodów — sprzedawcą są Państwo. Konto Stripe należy do Państwa restauracji: zakładają je Państwo we własnym imieniu podczas aktywacji i obowiązują na nim własne warunki Stripe. Zarządzają nim Państwo w Ustawienia → Ogólne → Ustawienia, zakładka Płatności (Zarządzaj kontem płatniczym, Otwórz pulpit Stripe); widzą je wyłącznie właściciele (szczegóły: /pl/help/payments/stripe/). Nie ma opłaty miesięcznej ani aktywacyjnej. Platforma pobiera opłatę manipulacyjną 0,45 €, którą płaci Państwa klient, oraz opłatę za dostawę przy zamówieniach z kurierem (poniżej).

Co trafia na mój rachunek bankowy z zamówienia opłaconego kartą?

Za każde zamówienie opłacone kartą Stripe wypłaca obciążoną kwotę pomniejszoną o:

1. opłatę manipulacyjną 0,45 € — klient płaci ją ponad cenę zamówienia;
2. opłatę platformy za dostawę, wyłącznie przy zamówieniach z kurierem;
3. własną opłatę Stripe za obsługę karty.

Stripe wypłaca środki według własnego harmonogramu, zwykle w ciągu kilku dni roboczych. Aby dopasować wypłatę, proszę porównać pulpit Stripe z plikiem Zamówienia (CSV) według daty i kwoty. Jeśli wypłaty się zatrzymają, najczęstszą przyczyną jest nieukończona weryfikacja w Stripe: w zakładce Płatności widnieje wtedy Konto Stripe jest ograniczone. Proszę kliknąć Rozwiąż ograniczenia i uzupełnić to, o co prosi Stripe. Sprawę rozwiązują Państwo ze Stripe — Foxi.food nie może odblokować wypłat.

Opłata manipulacyjna Foxi.food

Kto płaci opłatę manipulacyjną i ile ona wynosi?

Klient. Każde zamówienie ze strony i z aplikacji jest obciążone opłatą manipulacyjną w wysokości 0,45 €, widoczną w koszyku jako osobna pozycja Opłata za przetworzenie. Dotyczy dostawy i odbioru, płatności kartą i gotówką, chyba że platforma skonfigurowała wyjątek dla Państwa restauracji. Zamówienia QR ze stolika oraz zamówienia telefoniczne wprowadzane przez personel nie są nią obciążone. Poza strefą euro platforma pobiera stały odpowiednik, a nie kwotę przeliczaną z kursu. Dziś jest to 11,50 CZK w Czechach, 1,90 PLN w Polsce i 180 HUF na Węgrzech. Aby sprawdzić kwotę obowiązującą u Państwa, proszę spojrzeć na pozycję Opłata za przetworzenie we własnym koszyku.

Jak opłata jest pobierana przy zamówieniu kartą?

Automatycznie. W chwili obciążenia karty na Państwa koncie Stripe operator przekazuje opłatę platformie (jako „application fee”, czyli opłatę aplikacji). Obie opłaty platformy pojawiają się następnie w kolumnie Opłaty Foxi miesięcznego rozliczenia — patrz „Państwa miesięczne rozliczenie”. Plik Zamówienia (CSV) nie zawiera kolumny z opłatami platformy; opłatą manipulacyjną każdego zamówienia jest pozycja Opłata manipulacyjna w jego szczegółach.

Jak opłata jest pobierana przy zamówieniu gotówkowym?

Pobierają Państwo całą kwotę zamówienia, łącznie z 0,45 €, a opłata jest wliczana do kolumny Opłaty Foxi. Kolumna ta sumuje zamówienia kartą i gotówkowe razem, bez osobnej kwoty należnej z zamówień gotówkowych — te opłacone kartą zostały już pobrane za pośrednictwem Stripe.

Czego dokumenty dziś nie mówią: jak, kiedy i na podstawie jakiego dokumentu płacą Państwo opłaty z zamówień gotówkowych ani co dzieje się w miesiącu wyłącznie z zamówieniami gotówkowymi. Podręcznik informuje, że platforma przekaże Państwu sposób rozliczenia. Co robić teraz:

1. proszę zachować kwotę z kolumny Opłaty Foxi za każdy zamknięty miesiąc;
2. proszę napisać na adres support@foxi.food, podając miesiąc rozliczenia, i zapytać, jak oraz kiedy zapłacić;
3. proszę zapytać swojego księgowego, jak to zaksięgować.

Czy płacę opłatę za zamówienia anulowane, zwrócone lub nieodebrane?

Dziś anulowane zamówienie nie generuje żadnej opłaty platformy. Reszta zależy od sytuacji:

• Anulują Państwo opłacone zamówienie kartą — proszę kliknąć Anuluj zamówienie; zwrot następuje automatycznie i w całości, a opłata nie jest księgowana.
• Nieodebrane zamówienie gotówkowe — proszę kliknąć Anuluj zamówienie; bez opłaty. Oznaczenie go jako dostarczonego spowoduje natomiast zaksięgowanie opłaty w kolumnie Opłaty Foxi.
• Zamówienie opłacone kartą, którego nikt nie odebrał — pieniądze są już na Państwa koncie Stripe. Decyzja o zwrocie należy do Państwa jako sprzedawcy. Anuluj zamówienie zwraca całość; zwrot częściowy wykonują Państwo w pulpicie Stripe.

Zamówienie zwrócone w całości nie jest ujmowane w pozycjach Przychody, Opłaty Foxi ani Do wypłaty.

Warto wiedzieć: to obecne działanie systemu, a nie uprawnienie wynikające z umowy. Polityka zwrotów stanowi, że opłaty manipulacyjne za zamówienie oraz opłata Stripe za obsługę karty nie są zwracane przy zwróconych zamówieniach.

Opłata za dostawę, opłata Stripe za obsługę karty i rabat za płatność kartą

Czym jest opłata platformy za dostawę przy zamówieniach z kurierem?

Zamówienia ze strony i z aplikacji doręczane przez kuriera są obciążone dodatkową opłatą platformy za dostawę, obecnie 10% od wartości pozycji plus napiwek minus rabaty. Płacą ją Państwo, a pokrywa ona aplikację kurierską oraz narzędzia dyspozytorskie. Widzą ją Państwo w przeglądzie opłat w Podręczniku panelu oraz w kolumnie Opłaty Foxi swojego rozliczenia. Państwa własne opłaty za dostawę i za obsługę, ustawiane w Operacje → Dostawa → Ceny i zasady, nie wchodzą do podstawy naliczania. Opłata za dostawę, którą płaci klient, jest Państwa własną należnością; zostaje u Państwa, gdy doręczają ją Państwa właśni kurierzy.

Ile pobiera Stripe i gdzie znajdę dokumenty Stripe?

Stripe pobiera od Państwa opłatę za obsługę kart na podstawie własnych warunków — Foxi.food ani jej nie ustala, ani jej nie otrzymuje. Zwykle jest to 1,5% + 0,25 € za transakcję dla standardowych kart europejskich. Dla kart firmowych jest to około 2% plus 0,25 €. Regulamin oraz strona /pricing/ podają ten zakres. Dokumenty dotyczące opłat Stripe znajdą Państwo w swoim pulpicie Stripe (Otwórz pulpit Stripe).

Czym jest rabat za płatność kartą i kto go finansuje?

To automatyczna zachęta do płatności online, pokazywana przy składaniu zamówienia jako Rabat za płatność kartą — domyślnie 5%. Finansują go Państwo z ceny zamówienia. Jest naliczany wyłącznie od wartości pozycji i dziś dotyczy tylko płatności kartą online — nigdy gotówki, zamówień QR ze stolika, kont firmowych ani opłaty manipulacyjnej. Stawkę ustala platforma i nie można jej zmienić w panelu; w sprawie innej stawki proszę napisać na adres support@foxi.food.

Które opłaty dotyczą których zamówień?

Ta tabela pokazuje, kto co płaci przy każdym rodzaju zamówienia. Opłata platformy za dostawę to wspomniane 10% Foxi.food; Państwa własne Opłata za dostawę i Opłata serwisowa (Operacje → Dostawa → Ceny i zasady) nie są opłatami platformy i zostają u Państwa. Opłata Stripe za obsługę karty dotyczy każdego obciążenia karty.

Państwa miesięczne rozliczenie

Gdzie znajdę miesięczne rozliczenie i co ono pokazuje?

W Finanse → Księgowość → Faktury i paragony (wyłącznie właściciele), na stronie Rozliczenie miesięczne. Jeden wiersz na miesiąc pokazuje pozycje Zamówienia, Przychody, Opłaty Foxi, VAT, Do wypłaty i Status. Opłaty Foxi to opłaty platformy z danego miesiąca: opłaty manipulacyjne oraz ewentualne opłaty za dostawę przy zamówieniach z kurierem. Bieżący miesiąc jest oznaczony jako Otwarte (wstępny) i zamyka się automatycznie po jego zakończeniu.

Czym jest „Do wypłaty” — czy Foxi.food przeleje mi tę kwotę?

Nie. Do wypłaty to wielkość księgowa, a nie przelew. Notatka w panelu zaczyna się słowami: „Do wypłaty = przychody po odliczeniu opłat Foxi. Przychody gotówkowe zostają bezpośrednio u ciebie — wypłacana jest tylko część kartowa”.

Warto wiedzieć: kwota Do wypłaty obejmuje gotówkę, którą już Państwo mają, i pomija opłatę Stripe za obsługę karty. Nie będzie więc równa Państwa wypłatom ze Stripe.

Jakie pliki mogę pobrać dla swojego księgowego?

Dla każdego miesiąca dostępne są dwa pliki:

• Podsumowanie (CSV) — zamówienia, przychody, opłaty Foxi, kwota do wypłaty, przychody kartą i gotówkowe, napiwki, rabaty, zwroty oraz jeden wiersz VAT na każdą stawkę (netto; podatek; brutto).
• Zamówienia (CSV) — wszystkie zamówienia z danego miesiąca.

Finanse → Księgowość → Eksport danych dodaje transakcje finansowe, zamówienia lub wypłaty dla kurierów za dowolny zakres dat, w formacie CSV lub JSON, do 10 000 rekordów. Transakcje i wypłaty dla kurierów są podawane w najmniejszej jednostce waluty (grosze, centy) — 1250 oznacza 12,50. Sama strona rozliczeń pokazuje ostatnie 12 miesięcy.

Czy platforma jest moim archiwum księgowym?

Nie — zgodnie z Regulaminem to Państwo odpowiadają za ustalenie własnych okresów przechowywania oraz za przestrzeganie krajowych przepisów podatkowych i zasad archiwizacji dokumentacji księgowej. Proszę zapytać swojego księgowego, jak długo należy je przechowywać. Po zakończeniu umowy mają Państwo zwykle 30 dni kalendarzowych na wyeksportowanie danych — chyba że konto zostało zablokowane z powodu naruszenia Regulaminu. Następnie dane są usuwane, z zastrzeżeniem własnych obowiązków archiwizacyjnych Foxi.food.

Warto wiedzieć: Włącz Tryb ścisły RODO (Ustawienia → Ogólne → Ustawienia, zakładka RODO i ochrona danych) nieodwracalnie usuwa historię zamówień — proszę najpierw pobrać swoje pliki.

Dokumenty dla Państwa i dla klienta

Czy otrzymuję od Foxi.food fakturę za jej opłaty?

Dziś panel udostępnia miesięczne rozliczenie (CSV) — nie fakturę z numerem i danymi wystawcy. Regulamin przewiduje, że Dostawca (Elite Digital Services, LLC) wystawia faktury elektronicznie na adres e-mail Państwa konta. Jeśli potrzebują Państwo faktury, a żadna nie dotarła, proszę napisać na adres support@foxi.food, podając miesiąc rozliczenia. Czy samo rozliczenie wystarczy do Państwa ksiąg — proszę zapytać swojego księgowego.

Jaki dokument otrzymuje mój klient?

Platforma wysyła klientowi wiadomości e-mail w imieniu Państwa restauracji. Klient otrzymuje potwierdzenie zamówienia z linkiem do śledzenia, powiadomienie o gotowości oraz paragon przy doręczeniu. Paragon jest dokumentem, który klient zachowuje: potwierdzeniem zapłaty, a nie paragonem fiskalnym, i wymienia wszystkie pozycje ceny, w tym opłatę manipulacyjną. Podatnikom VAT dodaje rozbicie VAT według stawek pod nazwą Państwa firmy i numerami identyfikacyjnymi (NIP, numer VAT UE). Zamówienia QR ze stolika nie generują żadnych wiadomości e-mail.

Kto wystawia paragon fiskalny — ja czy system?

Państwo, jako sprzedawca. Regulamin zobowiązuje Państwa do przestrzegania krajowych przepisów o kasach fiskalnych lub elektronicznej ewidencji sprzedaży oraz do wystawiania właściwych dokumentów podatkowych. W Polsce jest to kasa fiskalna online i ewidencja sprzedaży; w innych krajach — odpowiedni system lokalny. Warunki krajowe (/legal/country-terms/) wskazują go tam, gdzie taki system istnieje. Dziś nie ma działającego połączenia z kasą fiskalną — w Ustawienia → Integracje pozycje dotyczące kasy fiskalnej są oznaczone jako Wkrótce. Czy i kiedy zamówienie online musi zostać zaewidencjonowane — proszę zapytać swojego księgowego.

Napiwki

Kto otrzymuje napiwki opłacone online?

Klienci mogą dodać napiwek na stronie, w aplikacji oraz do rachunku QR przy stoliku. Przy zamówieniach kartą trafia on razem z zamówieniem na Państwa konto Stripe; przy zamówieniach gotówkowych pobierają go Państwo. Przy doręczeniu przez Państwa własnego kuriera — jak podaje podręcznik — napiwek jest przypisywany temu kurierowi. Dziś pojawia się w eksporcie Transakcje finansowe (Finanse → Księgowość → Eksport danych) jako wiersze typu courier_tip — te same wiersze, które w księdze panelu noszą nazwę Napiwek dla kuriera. Foxi.food nie wypłaca kurierom niczego; rozliczają się Państwo z nimi samodzielnie. W pozostałych przypadkach napiwek zostaje u Państwa.

Czy od napiwków naliczane są opłaty lub VAT?

Do napiwku nie dolicza się opłaty manipulacyjnej. Przy zamówieniach z kurierem opłata platformy za dostawę jest naliczana od wartości pozycji plus napiwek minus rabaty. Dziś system nie dolicza do napiwku VAT i nie ujmuje go w rozbiciu VAT. Rozliczenie pokazuje napiwki osobno (Napiwki). Żaden dokument nie reguluje ich ujęcia podatkowego ani płacowego — czy napiwek jest przychodem, wynagrodzeniem, czy kwotą przekazywaną dalej, proszę zapytać swojego księgowego.

Rabaty, karty podarunkowe i konta firmowe

Kto ponosi koszt rabatów i kodów promocyjnych?

Państwo — każdy rabat jest obniżeniem ustalonej przez Państwa ceny. Dotyczy to kodów promocyjnych i automatycznych ofert z sekcji Biznes → Marketing → Kody promocyjne i rabaty, nagród lojalnościowych, Ofert last call oraz rabatu za płatność kartą. Klient widzi każdy z nich jako osobną pozycję w koszyku. Rabat nigdy nie obniża opłaty manipulacyjnej, a promocja z darmową dostawą nie obniża podstawy naliczania opłaty platformy za dostawę.

Jak od strony pieniędzy działają karty podarunkowe?

Gdy Stripe jest aktywny, Państwa strona zamówień automatycznie oferuje karty podarunkowe. Nominały do wyboru to 10, 20, 30, 50 lub 100 w walucie Państwa restauracji (EUR w strefie euro). Pieniądze trafiają na Państwa konto Stripe w chwili sprzedaży, a klient wykorzystuje saldo przy składaniu zamówienia — patrz Biznes → Marketing → Karty podarunkowe. Unieważnij jedynie unieważnia kartę: pieniądze nie są zwracane automatycznie, więc proszę najpierw zwrócić je kupującemu w pulpicie Stripe.

Jak fakturowane są konta firmowe i stołownicy?

Konto zakładają Państwo w Finanse → Księgowość → Konta firmowe. Pracownicy firmy zamawiają następnie na to konto, a zamówienia są rozliczane jak gotówkowe (bez karty). Co miesiąc przycisk Rozliczenie wypisuje zamówienia danej firmy — fakturę wystawiają Państwo, nie Foxi.food. Opłata manipulacyjna obowiązuje jak przy każdym zamówieniu gotówkowym; rabat za płatność kartą — nie. Operacje → Dostawa → Stołownicy działa podobnie w przypadku stałych klientów obiadowych: zamówienia wewnętrzne bez opłaty manipulacyjnej i miesięczne sumy podzielone na gotówkę oraz fakturę.

Dla Państwa księgowego

Co Regulamin mówi o VAT od opłat Foxi.food?

Regulamin stanowi, że wszystkie ceny są „cenami netto, bez jakichkolwiek należnych podatków pośrednich (takich jak VAT, GST czy podatek od sprzedaży)”. Użytkownik — czyli Państwo — „odpowiada za samodzielne naliczenie i zgłoszenie podatków należnych od zakupionych usług”. W przypadku Użytkowników „mających siedzibę w Unii Europejskiej i zarejestrowanych jako podatnicy VAT stosuje się mechanizm odwrotnego obciążenia”. W przypadku „przedsiębiorstw z UE niezarejestrowanych do VAT Dostawca nie nalicza żadnych dodatkowych podatków”. Co muszą Państwo samodzielnie naliczyć, zgłosić lub wykazać — proszę zapytać swojego księgowego.

Czy opłata manipulacyjna jest moim przychodem, czy pieniędzmi pobieranymi dla platformy?

Dokumenty opisują mechanikę, a nie ujęcie księgowe. Podają, że:

• Regulamin nazywa ją Opłatą za usługę Dostawcy, „doliczaną do łącznej kwoty zamówienia klienta”.
• Jest pokazywana klientowi jako osobna pozycja i widnieje na potwierdzeniu zapłaty wystawionym w Państwa imieniu.
• Przegląd pozycji cenowych w podręczniku przypisuje ją platformie, a nie Państwu.

Rozliczenie dopuszcza obie interpretacje: Przychody są kwotą brutto, Opłaty Foxi są wykazane osobno, a Do wypłaty jest kwotą netto. Jak zaksięgować tę pozycję, w kwocie brutto czy netto — proszę zapytać swojego księgowego.

Jakie fakty przekazać swojemu księgowemu?

Proszę przekazać je razem z plikami rozliczeniowymi za odpowiednie miesiące:

• Strona umowy: Elite Digital Services, LLC, 1111B S Governors Ave #21653, Dover, DE 19904, USA. Jeśli księgowy potrzebuje numeru identyfikacji podatkowej tej spółki, proszę napisać na adres support@foxi.food. Numer podatkowy podany na końcu Regulaminu należy do przedstawiciela w UE (Euro business company Kft.), a nie do strony umowy.
• Sprzedawca: Państwo — to Państwo wystawiają paragon fiskalny.
• Kwoty opłat i kto je ponosi: patrz tabela powyżej.

Gdzie szukać pomocy

Do kogo zwrócić się w sprawie opłat, rozliczeń i płatności?

• Wsparcie Foxi.food — support@foxi.food, od poniedziałku do piątku w godz. 9:00–17:00 CET. Proszę podać adres e-mail konta, nazwę restauracji, miesiąc rozliczenia lub numery zamówień oraz zrzut ekranu.
• Państwa pulpit Stripe — opłaty Stripe, wypłaty, zwroty i spory (chargeback); patrz /pl/help/payments/stripe/.
• Państwa księgowy — VAT, ewidencja fiskalna i księgowość; platforma dostarcza dane, nie porady podatkowe.

Które dokumenty regulują te kwestie?

• Regulamin (Terms of Service) — /legal/terms-of-service/
• Polityka zwrotów (Refund Policy) — /legal/refund-policy/
• Warunki krajowe (Country-Specific Terms) — /legal/country-terms/
• Cennik — /pricing/

Regulamin oraz strona /pricing/ ustalają opłatę manipulacyjną 0,45 € i podają zakres opłat Stripe; sam Regulamin ustala 30-dniowe wyprzedzenie przy zmianach cen. Polityka zwrotów reguluje zwroty opłat, a Warunki krajowe dodają lokalne przepisy podatkowe. Aktualny przegląd opłat w Podręczniku panelu oraz Państwa miesięczne rozliczenie pokazują opłatę platformy za dostawę przy zamówieniach z kurierem. Tam, gdzie dokumenty milczą, proszę napisać na adres support@foxi.food lub zapytać swojego księgowego. Wersja online tego przewodnika znajduje się pod adresem https://www.foxifood.com/pl/help/payments-and-fees/.