Foxi.foodin käyttöönotto

Ravintolan rekisteröinti

Miten rekisteröidyn?

Rekisteröinti on maksutonta eikä vaadi korttia. Avaa https://www.foxi.food/fi/register/restaurant tai valitse yleisellä rekisteröintisivulla Ravintolan rekisteröinti (Luo Foxi ID on asiakastili).

1. Anna sähköpostiosoitteesi: siitä tulee kirjautumistunnuksesi ja järjestelmän viestien osoite.
2. Täytä kohdassa Viimeistele rekisteröintisi ravintolan nimi, oma nimesi, maa, osoite, Y-tunnus, ALV-tunnus tai verotunniste sekä puhelinnumero. Salasanassa on oltava vähintään kahdeksan merkkiä.
3. Hyväksy käyttöehdot, läpäise robottitarkistus ja napsauta Viimeistele rekisteröinti.

Verkko-osoitteesi muodostuu ravintolan nimestä: “Pizza Luigi” muuttuu muotoon pizza-luigi.foxi.food.

Voinko hallita useaa ravintolaa yhdellä tunnuksella?

Yksi sähköpostiosoite on kirjautumistunnuksesi, ja vasemman yläkulman vaihtajan Lisää ravintola liittää siihen lisää ravintoloita. Jokainen niistä on erillinen tili, jolla on oma ruokalista, omat asetukset ja omat tilastot, ja yhdellä kirjautumisella vaihdat niiden välillä. Yritystietojesi on oltava oikein ja ajan tasalla; Foxi.food on tarkoitettu yrityksille, ei kuluttajille.

Mitä maakenttä määrää?

Maasi määrää valuuttasi, aikavyöhykkeesi ja ne arvonlisäverokannat, joita ruokalistan muokkaustyökalu tarjoaa. Se ratkaisee, mitkä maakohtaiset ehdot ovat voimassa (/legal/country-terms/). Myös Stripe-tilisi avataan tähän maahan, eikä sitä voi muuttaa myöhemmin — valitse maa, jossa yrityksesi on rekisteröity. Valuuttaa voi vielä vaihtaa kohdassa Asetukset → Yleiset → Asetukset käyttöönoton aikana; se lukittuu, kun yhdistät Stripe-tilitykset, ja sen jälkeen vain tuki voi muuttaa sitä.

Ravintolallani on jo julkinen profiili — voinko ottaa sen haltuun?

Kyllä. Osa julkisista profiileista on avoimista karttatiedoista koottuja paikanvaraajasivuja, joilla ei ole omistajaa. Avaa profiili ja napsauta Ota profiili haltuun maksutta: lomake esitäytetään profiilin tiedoilla, kaksoiskappaletta ei synny, ja osoite, historia sekä arvostelut säilyvät. Viimeistele haltuunotto 24 tunnin kuluessa rekisteröinnistä; sen jälkeen pyydä osoitteesta support@foxi.food, että profiilit yhdistetään.

Vahvistus, hyväksyntä ja kirjautuminen

Miten vahvistan sähköpostini, ja miksi sillä on merkitystä?

Sähköpostin vahvistus on se, mikä vie ravintolasi verkkoon — siihen asti asiakkaat eivät näe sitä. Hallintapaneeli näyttää kohdan Vahvista sähköpostiosoitteesi ja painikkeen Lähetä vahvistussähköposti uudelleen; linkki on voimassa 24 tuntia ja aktivoi ravintolan. Eikö viestiä kuulu? Tarkista roskapostikansio ja lähetä viesti sitten uudelleen; linkki toimii, vaikka avaisit sen kahdesti.

Pitääkö jonkun hyväksyä ravintolani?

Yleensä ei: heti kun sähköpostisi on vahvistettu, ravintolasi on julkinen. Rekisteröinnit maista, joihin alustaa ei ole vielä lanseerattu, tarkistetaan ensin — silloin näet tilan Rekisteröinti tarkistuksessa ja huomautuksen, että hyväksyntä kestää tyypillisesti 24–48 tuntia. Hallintapaneeli avautuu seuraavalla kirjautumisellasi.

Miten kirjaudun jatkossa sisään?

Kirjaudu osoitteessa https://www.foxi.food/fi/login/restaurant sähköpostiosoitteellasi ja salasanallasi tai valinnalla Jatka Google-tilillä. Istunto kestää seitsemän päivää; Kirjaudu ulos on vasemman valikon alareunassa. Unohtuiko salasana? Unohditko salasanasi? lähettää palautuslinkin, joka on voimassa tunnin; uudessa salasanassa on oltava vähintään kahdeksan merkkiä.

Yleiskatsauksen käyttöönottolista

Mistä aloitan, ja mitkä ovat ne kymmenen vaihetta?

Kohdassa Yleiskatsaus kortti Määritä ravintolasi luettelee kymmenen vaihetta, joista ensimmäinen keskeneräinen on merkitty tekstillä Aloita tästä →. Käy ne läpi haluamassasi järjestyksessä — kortti on vain seurantaväline, eikä mitään ole estetty ennen kuin saat ne valmiiksi. Vaiheet kuittautuvat omista tiedoistasi; Piilota kätkee kortin, kun olet valmis.

Miksi osoitteeni ei kuittaudu tehdyksi?

Vaihe vaatii osoitteen, jonka kartta löytää: katu ja numero siinä muodossa kuin kartta ne tuntee, ilman lyhenteitä tai lisäyksiä, ja oikea kaupunki. Ilman koordinaatteja järjestelmä turvautuu tällä hetkellä kiinteään toimitusmaksuusi etäisyyteen perustuvilla vyöhykkeillä, eikä kuriirien ohjaus toimi.

Ruokalistan rakentaminen

Miten rakennan ruokalistan?

Ruokalista koostuu kolmesta osasta: kategoriat, tuotteet ja vaihtoehtoryhmät.

1. Luo kategoriat kohdassa Liiketoiminta → Ruokalista → Kategoriat; järjestysnumero määrää niiden järjestyksen.
2. Lisää annokset kohdassa Liiketoiminta → Ruokalista → Ruokalistan tuotteet painikkeella Lisää kohde: Tuotteen nimi, kuvaus, Kategoria, Hinta (sis. veron), Vero (%), Allergeenit (EU:n 14) ja Ruokavaliomerkinnät.
3. Rakenna yhteiset valinnat kohdassa Liiketoiminta → Ruokalista → Vaihtoehtoryhmät ja liitä ne tuotteisiin.

Uusi tuote on piilossa, kunnes merkitset sen valinnalla Aktiivinen — sama kytkin on tuotteen rivillä, joten asiakkaat eivät näe mitään ennen kuin se on päällä. Saatavuus määrää, myydäänkö tuote kaikissa kanavissa, vain verkossa vai vain paikan päällä. Poistaminen on lopullista — ota tuote mieluummin pois ruokalistalta.

Voinko tuoda valmiin ruokalistan?

Liiketoiminta → Ruokalista → Tuo ruokalista tarjoaa kolme tapaa; jokainen tuonti luo uudet tuotteet, joten kahdesti tuomalla saat kaksoiskappaleet.

• CSV-tuonti — Lataa pohja, täytä sarakkeet, enintään 500 riviä.
• Tekoälytuonti — ruokalistan valokuvasta, verkko-osoitteesta tai liitetystä ruokalistatekstistä.
• Wolt / Bistro.sk — liitä oma julkinen sivusi; kuvia ja vaihtoehtoryhmiä ei tuoda.

Tarkista esikatselu ja aseta sen jälkeen hinnat ja verokannat.

Miten lisään kuvat ja muut kielet?

Kaksi tekoälytyökalua käsittelee valmiita tuotteita, ja molemmat kuluttavat kuukausittaista tekoälybudjettia.

• Tekoäly ja automaatio → Tekoälykojelauta → Tekoälykuvastudio luo ruokakuvat niille tuotteille, joilta kuva puuttuu. Valitse Valokuvan tyyli, merkitse Valitse kaikki puuttuvat ja paina Luo … kuvat.
• Tekoäly ja automaatio → Tekoälykojelauta → Menun käännökset kääntää ruokalistasi 24 kielelle; käsin korjaamasi rivit merkitään tilalla Muokattu käsin, eikä niitä koskaan korvata.

Hyvä tietää: tekoälyn tuottamat kuvat ja käännökset ovat luonnoksia. Vastuu jokaisesta tuotteesta on sinun: kuvan on vastattava sitä, mitä tarjoilet, ja allergeenit sekä hinnat on tarkistettava jokaisella kielellä. Foxi.food ei tarkista ruokalistan sisältöä.

Tilauskanavat ja maksut

Mitkä kanavat voin ottaa käyttöön?

Asetukset → Yleiset → Asetukset sisältää kohdan Tilauskanavat; pois kytketty kanava katoaa kassalta heti.

• Kuriiritoimitus — omat kuriirisi tai ulkopuolinen palveluntarjoaja, jonka kanssa teet itse sopimuksen (Wolt Drive, Uber Direct); valinta tehdään kohdassa Toiminnot → Toimitus. Hinnat ja vyöhykkeet ovat kohdassa Hinnat ja säännöt.
• Nouto — asiakkaat tilaavat etukäteen ja hakevat tilauksensa itse.
• Pöytätilaukset (QR) — vieraat skannaavat pöydässä olevan koodin.

Ajastettuja tilauksia ei koskaan vahvisteta automaattisesti — vahvista ne kohdassa Toiminnot → Tilaukset → Ajastetut tilaukset. Yläpalkissa Hyväksymme tilauksia keskeyttää kaikki kanavat ja Ruuhka-aika lisää arvioihin 15 minuuttia.

Mitä minä maksan ja mitä asiakkaani maksaa?

Verkko- ja sovellustilauksista peritään Foxi.foodin 0,45 € käsittelymaksu, jonka asiakkaasi maksaa omana rivinään kassalla — niin toimituksesta kuin noudosta, niin kortilla kuin käteisellä. Tällä hetkellä QR-pöytätilauksista ja henkilökunnan kirjaamista puhelintilauksista ei peritä käsittelymaksua, eikä kuukausi- tai käyttöönottomaksua ole lainkaan. Kolme riviä voi jäädä sinun maksettavaksesi. Kuriiritoimitetuista tilauksista peritään lisäksi Foxi.foodin alustan toimituspalkkio, tällä hetkellä 10 % tuotteista ja juomarahasta vähennettynä alennuksilla, sekä kortti- että käteismaksuissa. Korttitilauksessa Stripen korttimaksupalkkio jää sinulle; sen veloittaa Stripe omalta Stripe-tililtäsi, ei Foxi.food. Se on tyypillisesti 1,5 % – 2 % plus 0,25 € tapahtumaa kohden. Rahoitat myös automaattisen korttimaksualennuksen, joka on oletuksena 5 %; alusta määrittää prosentin, joten pyydä eri prosenttia osoitteesta support@foxi.food. Jokaisen tilaustyypin jokainen rahaerä: /fi/help/payments-and-fees/.

Miten aloitan korttimaksujen vastaanoton?

Käteistilaukset toimivat ensimmäisestä päivästä alkaen. Korttimaksut edellyttävät aktiivista Stripe-tiliä, ja se kuuluu ravintolallesi. Rahat veloitetaan sinne, ja Stripe tilittää ne pankkiisi, joten Foxi.food ei koskaan pidä myyntituloasi hallussaan. Avaa Asetukset → Yleiset → Asetukset, välilehti Maksut, alavälilehti Verkkomaksut → Aloita aktivointi. Kun tili on aktiivinen, valitse Verkkokortinmaksu haluamiisi kanaviin. Pääset tilille samalta Maksut-välilehdeltä (Avaa Stripe-kojelauta), ja siellä hoidat hyvitykset ja korttiriitautukset. Täydellinen läpikäynti: /fi/help/payments/stripe/.

Tilaussivuston julkaisu ja jakaminen

Missä tilaussivustoni on?

Maksuttomassa foxi.food-aliverkkotunnuksessasi; yläpalkin Näytä verkkosivusto avaa sen. Ulkoasu — logo, kuvat, värit, osioiden järjestys — määritetään kohdassa Liiketoiminta → Verkkosivusto → Ulkoasu, ja Esikatselu näyttää tuloksen ennen tallennusta. Tarkista ennen linkin jakamista, että Hyväksymme tilauksia on päällä ja haluamasi kanavat ovat käytössä.

Mitä sivulla pitää olla ennen kuin jaan sen?

Sivulla ovat omat, asiakkaisiisi sovellettavat ehtosi; oletusversio luotiin rekisteröinnin yhteydessä, ja sitä muokataan kohdassa Asetukset → Yleiset → Asetukset, välilehti Ehdot ja käytännöt. Käsittele sitä luonnoksena: se on sinun asiakirjasi, eikä Foxi.food tarkista sen lainmukaisuutta, joten tarkistuta se oman maasi osalta. Olet myös asiakkaidesi tilaustietojen rekisterinpitäjä, joten sivulla on oltava omat tietosuojatietosi ja evästesuostumuksen keräysmenettely (/legal/privacy-policy/, /legal/data-processing-agreement/). Käyttöehdot (/legal/terms-of-service/) edellyttävät, että kerrot asiakkaille tilausjärjestelmän toimivan FoxiFood-teknologialla.

Hyvä tietää: Foxi.foodin toimittamat FOXI ID:n käyttöehdot ja tietosuojailmoitus on pidettävä saatavilla alkuperäisessä sanamuodossaan. Ne koskevat vain FOXI ID:n kirjautumistietoja, eivät käsittelemiäsi tilaustietoja.

Voinko käyttää omaa verkkotunnustani?

Kyllä, kohdassa Liiketoiminta → Verkkosivusto → Verkkotunnus. Rekisteröi uusi verkkotunnus — hae ja osta kortilla; ostos on erillinen alustan maksuista, Automaattinen uusinta veloittaa vuosittain, ja DNS sekä SSL hoidetaan puolestasi. Tai Yhdistä oma verkkotunnus: Nimipalvelimet (suositeltu), jolloin tietueet, SSL ja ilman www:tä oleva versio hoituvat automaattisesti, tai CNAME-tietue pelkkää www-osoitetta varten. Foxi.food näyttää sinulle kaksi nimipalvelinta tai yhden CNAME-tietueen. Ne asetat verkkotunnuksesi rekisteröijän palvelussa — siellä, mistä ostit verkkotunnuksen — ja napsautat sitten Vahvista DNS. Muutos leviää yleensä alle 15 minuutissa, mutta se voi kestää jopa 48 tuntia; foxi.food-aliverkkotunnuksesi toimii sillä välin. Poista verkkotunnus irrottaa osoitteen heti, joten tulosta QR-koodit uudelleen ja päivitä linkit.

Miten asiakkaat löytävät sivun?

• QR-koodit — Toiminnot → Pöydät → QR-koodit tulostaa jokaiselle pöydälle koodin, jonka teksti on “Skannaa tilataksesi”. Luo pöydät ensin kohdassa Toiminnot → Pöydät → Pöytien yleiskatsaus; tilaukset kohdistetaan koodin numeron perusteella.
• Google — Liiketoiminta → Markkinointi → Google-profiili antaa tilauslinkkisi ja neljä ohjetta sen lisäämiseksi Google-yritysprofiiliisi. Sen “Tilaa verkossa” -painike johtaa sivullesi.

Tiimi, laitteet ja kassajärjestelmä

Miten lisään henkilökuntani?

Asetukset → Työntekijät ja roolit → Työntekijät → Lisää työntekijä: nimi, sähköposti, puhelin ja Rooli. Uusi sähköpostiosoite luo tilin — asetat myös kentässä Salasana vähintään kahdeksan merkin salasanan ja välität sen työntekijälle; olemassa oleva tili vain liitetään mukaan. Kaikki kirjautuvat ravintolaportaaliin, joten anna jokaiselle tabletille oma tili. Tila → Passiivinen poistaa käyttöoikeuden mutta säilyttää historian.

Mitkä oikeudet mikäkin rooli antaa?

Oikeudet tulevat kentästä Rooli, eivät vapaatekstikentästä Asema. Toimintojen johtaja ja Vuoron johtaja näkevät koko hallintapaneelin lukuun ottamatta vain omistajille tarkoitettuja osioita. Pääkokki, Kokki, Tarjoilija, Kassa ja muut keittiön ja salin roolit näkevät tilaukset, kioskin, keittiön, tarjoilun, ruokalistan, pöydät ja varaston — eivät taloutta, asetuksia eivätkä tilastoja. Kuljettaja saa käyttöönsä vain kuriirisovelluksen. Vain omistajille: talous, kirjanpito, asetukset, työntekijät, ulkoasu, verkkotunnus ja toimitushinnat. Täydet oikeudet saat antamalla henkilölle omistajan aseman välilehdellä Omistajuus: omistajat näkevät kaiken, myös Stripen ja pankkitiedot, ja voivat lisätä tai poistaa omistajia. Lisää vain henkilöitä, joille uskoisit pankkitilisi.

Mitä sovelluksia käytämme?

Ravintolalle ei ole omaa erillistä sovellusta, mutta asiakkaat voivat lisätä tilaussivustosi puhelimensa aloitusnäytölle. Käytössäsi ovat:

• Foxi for Restaurants (Google Play, App Store) — sama hallintapaneeli puhelimessasi, koko näytön hälytyksellä uusista tilauksista ja Bluetooth-tulostuksella. Yhdistä tulostin kohdassa Asetukset → Laitteet ja tulostus.
• Keittiön näyttö ja Palveluntila, jotka avataan Yleiskatsaus-sivun pikapainikkeista, pyörittävät keittiön ja salin näyttöjä tabletilla; kuriirit käyttävät osoitetta courier.foxi.food.

Onko Foxi.food yhteydessä kassajärjestelmääni?

Ei toistaiseksi: kohdassa Asetukset → Integraatiot kassajärjestelmä- ja kuittikoneintegraatiot on merkitty tilalla Tulossa pian. Sen sijaan käytössä on Foxi API & Webhooks — lukuoikeuden avaimet sekä webhookit uusista tilauksista ja tilamuutoksista. CSV- ja JSON-viennit löytyvät kohdasta Talous → Kirjanpito → Tietojen vienti. Toistaiseksi tilaukset näppäillään kassaan käsin. Vastaat itse oman maasi kuitti- ja kirjanpitovelvoitteista; kysy kirjanpitäjältäsi, miten verkkotilaukset kirjataan.

Ensimmäinen tilauksesi

Miten testaan kaiken ennen kuin kerron asiakkaille?

Tee itse yksi aito, edullinen tilaus — se koettelee koko ketjun.

1. Avaa sivustosi painikkeella Näytä verkkosivusto ja tilaa kuten asiakas.
2. Seuraa, miten tilaus saapuu: ilmoitus soi, ja tilaus näkyy kohdassa Toiminnot → Tilaukset → Kaikki tilaukset sekä näkymässä Tilauskioski.
3. Hyväksy se, aseta valmistusaika ja tarkista, että asiakkaan sähköpostit tulevat perille; yhdistetty tulostin tulostaa tilauslipun heti.
4. Päätä koe painikkeella Peruuta tilaus ennen kuin merkitset tilauksen toimitetuksi: tällä hetkellä järjestelmä hyvittää maksetun korttitilauksen kokonaan eikä kirjaa alustan palkkiota. Toimitettua tilausta ei voi peruuttaa — hyvitä se jälkikäteen Stripe-kojelaudassa Stripen ehtojen mukaisesti.

Hyvä tietää: asiakkaan saama sähköposti on maksutosite, ei lakisääteinen kuitti eikä kassajärjestelmän tosite. Lakisääteisen kuitin antaminen jää sinulle; kysy kirjanpitäjältäsi, miten verkkotilaukset kirjataan.

Mitä minun kannattaa tarkistaa ennen ensimmäistä ruuhkapäivää?

• Salli tilausilmoitukset jokaisella laitteella, joka ottaa tilauksia vastaan, ja napauta näyttöä kerran, jotta ääni toimii.
• Tarkista aukioloajat ja kiinniolopäivät — asiakkaat eivät voi tilata niiden ulkopuolella.
• Sopikaa, kuka hyväksyy tilaukset — jos kukaan ei tee sitä, ilmoitus soi uudelleen minuutin kuluttua, ja omistaja saa hälytyksen 15 minuutin kuluttua.
• Aseta kohdassa Asetukset → Yleiset → Asetukset oletusvalmistusaika ja se, vahvistetaanko tilaukset automaattisesti.

Mistä saat apua

Keneltä kysyn?

• Foxi.food-tuki — support@foxi.food, maanantai–perjantai klo 9.00–17.00 (CET). Liitä mukaan tilisi sähköpostiosoite, ravintolan nimi, mitä teit, mitä odotit tapahtuvan, ja kuvakaappaus.
• Hallintapaneelissa — Opas käynnistää esittelykierroksen, vasemman valikon alareunan Käyttöopas avaa käyttöoppaan, ja Kysy Foxilta vastaa tuotetta koskeviin kysymyksiin. Palkkioista ja hinnoista: /fi/help/payments-and-fees/ ja /pricing/.
• Kirjanpitäjäsi — arvonlisävero, kuittivelvoitteet ja kirjanpito.

Foxi.food tukee ravintoloita; asiakkaidesi kysymykset heidän tilauksistaan tulevat sinulle. Sinä olet myyjä — tilauskeskustelu ja asiakasilmoitukset ovat sinun työkalujasi.

Mitkä asiakirjat sääntelevät tätä aihetta?

• Käyttöehdot — /legal/terms-of-service/ (rekisteröinti, tili, velvollisuutesi)
• Hyväksyttävän käytön käytäntö — /legal/acceptable-use-policy/
• Tietosuojakäytäntö — /legal/privacy-policy/ ja tietojenkäsittelysopimus — /legal/data-processing-agreement/
• Hyvityskäytäntö — /legal/refund-policy/ (palkkioiden hyvitykset; kuka hoitaa asiakkaiden tilaushyvitykset)
• Maakohtaiset ehdot — /legal/country-terms/
• Palvelutasosopimus — /legal/service-level-agreement/
• Hinnasto — /pricing/

Tämän oppaan verkkoversio on osoitteessa https://www.foxifood.com/fi/help/getting-started/.