Stripe-maksujen yhdistäminen

Mitä Stripe tekee ravintolasi puolesta

Mitä Stripe tarkoittaa Foxi.food-palvelussa?

Stripe on Foxi.food-palveluun sisäänrakennettu korttimaksupalvelu. Kun otat verkkomaksut käyttöön, ravintolallesi luodaan Stripe-tili, jolle jokainen korttimaksu veloitetaan. Sinä olet myyjä: asiakas maksaa ravintolallesi, ja tällä hetkellä asiakkaan korttitiliotteella näkyy ravintolasi nimi. Stripe erottaa Foxi.foodin palkkion maksusta, ennen kuin rahat tulevat sinulle (Stripe kutsuu tätä nimellä “application fee”). Stripe veloittaa oman korttimaksupalkkionsa sinulta samalta tililtä. Myyntitulosi eivät koskaan kulje Foxi.foodin kautta.

Kuka omistaa Stripe-tilin ja sillä olevat rahat?

Sinä. Maksutili on ravintolasi oma Stripe-tili, jota hallitaan kohdan Asetukset → Yleiset → Asetukset välilehdellä Maksut. Aktivoinnin aikana hyväksyt Stripen omat yhdistettyjen tilien ehdot, jotka määrittävät vahvistuksen, tilitykset ja riitautukset. Jokainen välilehdellä Omistajuus lisätty omistaja saa täydet oikeudet talouteen, Stripeen ja pankkitietoihin — lisää vain henkilöitä, joille uskoisit pankkitilisi.

Hyvä tietää: hallintapaneeli tiivistää asian näin: “Asiakkaat maksavat kortilla suoraan sinulle – rahat menevät tilillesi.”

Ennen kuin aloitat

Mitä minulla pitää olla valmiina?

Stripe vahvistaa yrityksesi, ennen kuin se ottaa maksut ja tilitykset käyttöön. Hallintapaneelin aktivointi-ilmoitus sanoo: “pidä Y-tunnus ja tilinumero valmiina”. Tarvitset:

• Y-tunnuksesi (yrityksen rekisteritunnus);
• yrityksen sekä sen omistajan tai edustajan tiedot — käyttöoppaan mukaan lomake kattaa yrityksen, omistajan ja pankkitilin. Stripe voi pyytää lisätietoja vahvistuksen aikana;
• pankkitilin, jolle tilitykset maksetaan.

Tällä hetkellä vain omistajan tili voi aloittaa aktivoinnin. Käteistilaukset toimivat ilman Stripeä; korttimaksut, lahjakortit, pöytävarausten ennakkomaksut ja puhelintilausten maksulinkit edellyttävät aktiivista tiliä.

Miksi maan ja valuutan pitää olla oikein ensin?

Maasi määrää valuuttasi, ja Stripe-tili luodaan sitä varten. Hallintapaneeli varoittaa: “Aseta ensin ravintolan maa asetuksissa — Stripe-tilin maata ei voi muuttaa myöhemmin.” Valuutta seuraa maatasi ja, kuten hallintapaneeli sanoo, “lukittuu, kun yhdistät Stripe-maksut”; sen jälkeen vain tuki voi muuttaa sitä.

• Valuutta: Asetukset → Yleiset → Asetukset, välilehti Yleinen.
• Maa: Asetukset → Yleiset → Asetukset, välilehti Ravintolan profiili, kenttä Maa (valinnainen). Tarkista se, ennen kuin napsautat Aloita aktivointi; jos olet epävarma, kysy ensin osoitteesta support@foxi.food.

Tilin yhdistäminen

Miten yhdistän tilin?

1. Kirjaudu omistajatilillä osoitteessa https://www.foxi.food/fi/login/restaurant.
2. Avaa Asetukset → Yleiset → Asetukset, välilehti Maksut, alavälilehti Verkkomaksut, ja napsauta Aloita aktivointi.
3. Stripen lomake avautuu hallintapaneelin sivun sisällä — et poistu Foxi.foodista. Täytä yrityksen, omistajan tai edustajan sekä tilityksiin käytettävän pankkitilin tiedot ja lähetä ne.
4. Stripen vahvistus kestää yleensä muutaman minuutin (kyse on Stripen prosessista, ei Foxi.foodin); napsauta Päivitä tila nähdäksesi tuloksen. Tavoite on Stripe-tili on aktiivinen ja molemmat merkinnät Maksut käytössä — suomenkielisessä hallintapaneelissa veloitusten ja tilitysten merkinnöillä on sama nimi (englanniksi Charges enabled ja Payouts enabled).

Mitä tilin eri tilat tarkoittavat?

• Stripe-tili ei ole yhdistetty — Stripe-tiliä ei ole vielä olemassa; napsauta Aloita aktivointi.
• Aktivointia ei ole viimeistelty — Stripe ei ole saanut kaikkea tarvitsemaansa; napsauta Viimeistele aktivointi.
• Stripe-tili on rajoitettu — Stripe pyytää lisätietoja tai asiakirjoja; napsauta Ratkaise rajoitukset ja sen jälkeen Päivitä tila.
• Stripe-tili on aktiivinen — sekä veloitukset että tilitykset ovat käytössä; korttimaksun voi ottaa käyttöön kanava kerrallaan.

Kohdan Yleiskatsaus vaihe Yhdistä maksut (Stripe) ja punainen palkki Ota maksut käyttöön johtavat samaan näkymään. Tarkistuslista merkitsee vaiheen tehdyksi heti, kun tili on luotu; palkki katoaa vasta tilassa Stripe-tili on aktiivinen.

Miten otan korttimaksun käyttöön tilauskanavissani?

Kun tili on aktiivinen, avaa samalla Maksut-välilehdellä alavälilehdet Toimitusmaksut ja Paikan päällä olevan maksut. Jokaisella kanavalla — toimitus, Paikalla (pöydän tilaaminen) ja Nouto — on valinnat Käteismaksu ja Verkkokortinmaksu. Valitse Verkkokortinmaksu haluamiisi kanaviin ja napsauta Tallenna muutokset. Paikalla-valinta määrää myös, voiko QR-pöydän asiakas maksaa laskun verkossa. Ennen Stripen aktivoitumista valittu korttivaihtoehto ei näy asiakkaille, ja se aiheuttaa punaisen varoituksen. Maksu omalla maksupäätteelläsi ei ole erillinen maksutapa — kirjaa se käteisenä.

Tilitykset pankkitilillesi

Kuinka usein Stripe tilittää, ja missä pankkitilini näkyy?

Tilitykset ovat automaattisia ja noudattavat Stripen aikataulua — tällä hetkellä Foxi.food ei aseta eikä muuta sitä. Hallintapaneeli kuvaa asian näin: “Stripe maksaa automaattisesti pankkitilillesi (yleensä 2 arkipäivän kuluessa)” — se on Stripen oletus. Ensimmäinen tilitys aktivoinnin jälkeen voi kestää pidempään; aikataulusi näkyy Stripe-kojelaudassa.

Asetukset → Yleiset → Pankkitiedot näyttää tilitystilin, joka Stripellä on tiedossa. Tiliä ei voi muokata tällä sivulla — pankkitilejä hallitaan Stripe Connectin kautta. Kun haluat lisätä tai vaihtaa tilin, palaa Maksut-välilehdelle ja napsauta Hallitse maksutiliä; Stripe avautuu, ja vaihdat pankkitilin siellä. Ei pankkitiliä tiedostossa tarkoittaa, että tilitykset eivät voi vielä alkaa.

Miksi pankkitililläni on vähemmän kuin tilausteni yhteissumma?

Vain korttimyynti tilitetään — käteinen ei koskaan kulje Stripen kautta. Pankkitilillesi tulee korttimaksu, josta on vähennetty kolme asiaa:

1. 0,45 € käsittelymaksu — asiakkaan oma rivi kassalla, joka maksetaan hinnan päälle ja kulkee sinun kauttasi alustalle;
2. kuriiritilauksissa alustan 10 % toimituspalkkio;
3. Stripen korttimaksupalkkio, joka näkyy vain Stripe-kojelaudassa.

Tilitettävä kuukausiraportissasi (hallintapaneelissa Kuukausitilitys) on kirjanpidollinen luku — myynti Foxin palkkioiden jälkeen — ei Foxi.foodin tekemä rahansiirto. Tällä hetkellä se sisältää käteismyynnin eikä huomioi Stripen palkkiota, joten se ei täsmää tilityksiisi.

Miten täsmäytän tilityksen yksittäisiin tilauksiin?

Yksi tilitys kattaa yleensä useita tilauksia. Käytä kahta näkymää rinnakkain:

• Stripe-kojelauta (Avaa Stripe-kojelauta) luettelee jokaisen tilityksen ja siihen sisältyvät korttimaksut sekä Stripen palkkion kullekin maksulle.
• Talous → Kirjanpito → Laskut ja kuitit näyttää kuukausiraporttisi — Myynti, Foxin palkkiot, ALV, Tilitettävä — sekä ladattavat tiedostot Yhteenveto (CSV) ja Tilaukset (CSV).

Tällä hetkellä jokaisen Stripe-maksun kuvaus on “Order” ja tilauksen tunnus — tiedoston Tilaukset (CSV) sarake ID — joten voit yhdistää maksut tilauksiin suoraan. Muussa tapauksessa vertaa summaa ja ajankohtaa. Asiakirjoista ei käy ilmi, eritelläänkö Foxi.foodin palkkio Stripe-tilityksessä — kuukausiraportti on eritelty lähde.

Mitä asiakas näkee ja maksaa

Miltä korttimaksu näyttää kassalla?

Asiakas valitsee korttivaihtoehdon, jonka nimi on “Visa, Mastercard, Apple Pay, Google Pay”; lompakkosovellukset käyttävät samaa Stripe-tiliä. Kaikki hintarivit näytetään ennen maksamista; rivit, joita tämä opas käsittelee (summat alla olevassa palkkiotaulukossa):

• Käsittelymaksu — Foxi.foodin tilauskohtainen maksu;
• Alennus korttimaksusta — verkkomaksuun kannustava etu, jonka sinä rahoitat;
• toimitusmaksu kuriiritilauksissa — hinta, jonka itse asetat; se on tuloasi, kun omat kuriirisi toimittavat. Jos käytät Wolt Drivea tai Uber Directiä omalla sopimuksellasi, kyseinen palveluntarjoaja laskuttaa sinua erikseen;
• juomaraha — maksetaan samassa maksussa; se kuuluu sinulle tai toimituksessa omalle kuriirillesi. Juomarahasta ei peritä käsittelymaksua, mutta kuriiritilauksissa se sisältyy 10 % toimituspalkkion laskentaperusteeseen;
• loppusumma sekä ALV-erittely arvonlisäverovelvollisille.

Mikä on Käsittelymaksu-rivi?

Foxi.foodin tilauskohtainen maksu, joka näytetään asiakkaalle omana rivinään jokaisessa verkko- ja sovellustilauksessa, kortilla tai käteisellä. Sitä ei peritä QR-pöytätilauksista eikä henkilökunnan kirjaamista puhelintilauksista. Korttitilauksessa se otetaan maksusta application fee -maksuna, kun kortti veloitetaan. Tällä hetkellä Foxi.food ei vähennä Stripe-tilityksestäsi mitään muuta (Stripen korttimaksupalkkio on erillinen — katso palkkiotaulukko). Käteistilauksessa perit sen tilauksen yhteydessä; kuukausiraporttisi kirjaa sen alustalle maksettavaksi velaksi (sarake Foxin palkkiot). Asiakirjoista ei käy ilmi, miten tai milloin se maksetaan alustalle tai minkä asiakirjan saat; käyttöoppaan mukaan sinulle ilmoitetaan asiasta. Jos liiketoimintasi on pääosin käteispohjaista tai tarvitset tiedon kirjanpitoosi, kysy osoitteesta support@foxi.food.

Mikä on korttimaksualennus, ja kuka rahoittaa sen?

Korttimaksualennus (oletuksena 5 %) on automaattinen kannuste maksaa verkossa. Se lasketaan tuotteista, ja sen rahoittaa ravintolasi tilauksen hinnasta — vastineeksi maksu hoidetaan verkossa ilman käteisen käsittelyä. Tällä hetkellä sitä ei koskaan sovelleta käteismaksuun, QR-pöytätilauksiin, yritystileihin eikä käsittelymaksuun. Alusta määrittää prosentin, etkä voi muuttaa sitä hallintapaneelissa; jos haluat eri prosentin, kirjoita osoitteeseen support@foxi.food.

Palkkiot: Stripen ja Foxi.foodin

Mitkä palkkiot koskevat korttitilausta?

Ei kuukausimaksua; ei prosenttiosuutta nouto-, QR-pöytä- tai puhelintilauksista.

Kuka antaa minulle tositteen palkkioista?

Stripe antaa omista palkkioistaan — Stripe-kojelaudassa (korttimaksu kerrallaan) ja Stripen omissa raporteissa. Foxi.foodin palkkiot eritellään kuukausiraportissasi (katso edellä). Foxi.foodia ylläpitää Elite Digital Services, LLC, yhdysvaltalainen yhtiö (käyttöehtojen “Palveluntarjoaja”). Käyttöehtojen mukaan:

• Palveluntarjoaja lähettää laskut sähköisesti tilisi sähköpostiosoitteeseen;
• sen palkkiot ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa, ja arvonlisäverovelvolliset EU-ravintolat soveltavat käännettyä verovelvollisuutta;
• palkkiomuutoksista ilmoitetaan sähköpostitse vähintään 30 päivää etukäteen.

Jos laskua ei ole tullut sähköpostiin, kirjoita osoitteeseen support@foxi.food. Miten molemmat palkkiot kirjataan kirjanpitoon ja miten arvonlisävero ilmoitetaan — kysy kirjanpitäjältäsi.

Hyvitykset ja takaisinveloitukset

Miten hyvitän maksun asiakkaalle?

Kaksi tapaa, ja päätös on sinun — Foxi.food ei käsittele ruokatilausten hyvityksiä eikä toimi välittäjänä sinun ja asiakkaidesi välillä:

• Peruuta tilaus. Peruuta tilaus on käytettävissä kaikissa kesken olevissa tiloissa; onnistunut korttimaksu hyvitetään automaattisesti ja kokonaan Stripe-tililtäsi. Asiakas saa sähköpostin; rahat näkyvät hänen pankissaan yleensä 5–10 arkipäivän kuluessa.
• Hyvitä Stripe-kojelaudassa. Toimitetun tilauksen tai osittaisen hyvityksen tapauksessa napsauta Avaa Stripe-kojelauta, etsi maksu ja hyvitä se kokonaan tai osittain. Hallintapaneelissa ei ole hyvityspainiketta; tällä hetkellä Stripessä tehty hyvitys kirjautuu tilaukselle automaattisesti.

Mitä palkkioille tapahtuu, kun hyvitän maksun?

Kaksi tapausta:

• Peruutat tilauksen hallintapaneelissa. Asiakkaalle hyvitetään koko summa automaattisesti. Tällä hetkellä perutusta tilauksesta ei kirjata Foxi.foodin palkkiota — ei myöskään käteistilauksesta, jota asiakas ei koskaan noutanut, kun peruutat sen. Kokonaan hyvitetty tilaus jätetään pois kuukausiraportistasi. Stripen omaa korttimaksupalkkiota säätelevät Stripen ehdot — tarkista korttimaksu Stripe-kojelaudasta.
• Hyvität Stripe-kojelaudassa. Asiakirjoista ei käy ilmi, palautetaanko Foxi.foodin palkkio tällaisessa hyvityksessä. Tarkista korttimaksu Stripestä ja kysy osoitteesta support@foxi.food, jos asialla on sinulle merkitystä.

Mikä on takaisinveloitus, ja kuka hoitaa sen?

Takaisinveloitus (chargeback, riitautus) tarkoittaa, että asiakas riitauttaa korttimaksun pankissaan. Koska korttimaksu on Stripe-tililläsi, Stripe veloittaa riitautetun summan Stripe-saldostasi riitautuksen käsittelyn ajaksi ja palauttaa sen, jos voitat. Vastaat Stripe-kojelaudassa Stripen määräaikaan mennessä. Hyödyllisiä todisteita: tilauksen tiedot, keskustelu asiakkaan kanssa ja kuriirin toimituksesta ottama todistevalokuva — hallintapaneelin Toimitusvahvistus, jonka järjestelmä säilyttää tällä hetkellä 90 päivää. Asiakirjoista ei käy ilmi, jäävätkö Foxi.foodin palkkio ja Stripen riitautusmaksu sinun maksettavaksesi hävityssä riitautuksessa — kysy osoitteesta support@foxi.food, jos näin tapahtuu.

Yleisiä ongelmia

Stripe pyytää asiakirjoja tai keskeyttää tilitykset — kuka ratkaisee asian?

Stripe-tili on sinun, joten asia ratkaistaan sinun ja Stripen välillä. Maksut ja tilitykset jatkuvat vahvistuksen jälkeen. Jos tilitykset pysähtyvät:

1. Avaa Asetukset → Yleiset → Asetukset, välilehti Maksut, alavälilehti Verkkomaksut.
2. Jos näet tilan Stripe-tili on rajoitettu, napsauta Ratkaise rajoitukset, lataa Stripen pyytämät asiakirjat ja napsauta sitten Päivitä tila.
3. Tarkista kohdasta Asetukset → Yleiset → Pankkitiedot, näkyykö siellä Ei pankkitiliä tiedostossa tai Maksut pois käytöstä.
4. Jumittaako edelleen? Kirjoita osoitteeseen support@foxi.food ja liitä kuvakaappaus — tuki hoitaa alustan puolen ongelmat: tilan, joka ei päivity, painikkeen, joka antaa virheen, tai tilauksen, jonka maksutila näyttää väärältä.

Asiakas maksoi, mutta tilaus näyttää tilaa “Maksu odottaa” — mitä teen?

Korttitilaus ilmestyy listaasi heti, mutta se ei soi eikä lähetä ilmoitusta, ennen kuin maksu on onnistunut — älä aloita valmistusta. Maksu odottaa tarkoittaa, että asiakas ei ole suorittanut korttivaihetta loppuun. Maksettu tilaus hyvitetään vain, kun se perutaan — asiakirjat eivät kuvaa automaattista hyvitystä maksetulle tilaukselle, jota kukaan ei hyväksy, joten peruuta se itse. Jos asiakas näyttää sinulle maksuvahvistuksen:

1. Napsauta Avaa Stripe-kojelauta ja etsi maksu.
2. Jos maksu löytyy, mutta tilaus näyttää edelleen tilaa Maksu odottaa, kirjoita osoitteeseen support@foxi.food ja liitä tilausnumero sekä kuvakaappaus.
3. Jos maksua ei löydy, Stripe-tilillesi ei ole tullut maksua; 30 minuuttia maksamatta ollut tilaus perutaan automaattisesti.

Asiakas sanoo, että korttia veloitettiin kaksi kertaa — kuka tarkistaa?

Korttimaksut ovat Stripe-tililläsi, joten sinä tarkistat. Napsauta Avaa Stripe-kojelauta ja katso kyseisen asiakkaan maksut. Jos näet yhdestä tilauksesta kaksi korttimaksua, hyvitä kahdennettu maksu Stripessä. Ilmoita sen jälkeen osoitteeseen support@foxi.food tilausnumero ja Stripessä näkyvät kaksi maksutunnusta. Jos maksuja on vain yksi, kerro se ja pyydä asiakasta tarkistamaan asia pankistaan.

Mistä saat apua

Mihin käännyn Stripe-kysymyksessä?

• Oma Stripe-tilisi — vahvistuspyynnöt, tilitykset, pankkitilin vaihdot, hyvitykset, riitautukset ja Stripen palkkioraportit hoidetaan Stripe-kojelaudassa (Avaa Stripe-kojelauta).
• Foxi.food-tuki — support@foxi.food, maanantai–perjantai klo 9.00–17.00 (CET). Liitä mukaan tilisi sähköpostiosoite, ravintolan nimi, tilausnumero ja kuvakaappaus näkemästäsi tilasta.
• Hallintapaneelissa — linkki Käyttöopas vasemman valikon alareunassa ja painike Opas useimmilla sivuilla.

Mitkä asiakirjat sääntelevät tätä aihetta?

• Käyttöehdot — /legal/terms-of-service/ (palkkiot, maksujen käsittely, kolmansien osapuolten palvelut)
• Hyvityskäytäntö — /legal/refund-policy/ (asiakashyvitykset, palkkiot, joita ei hyvitetä)
• Palvelutasosopimus — /legal/service-level-agreement/ (tuen aukioloajat)
• Tietojenkäsittelysopimus — /legal/data-processing-agreement/ (Stripe alikäsittelijänä)
• Hinnasto — /pricing/

Tämän oppaan verkkoversio on osoitteessa https://www.foxifood.com/fi/help/payments/stripe/. Korttimyynnin, hyvitysten ja palkkioiden kirjanpito- ja arvonlisäverokäsittelystä kysy kirjanpitäjältäsi — alusta tarjoaa tiedot, ei veroneuvontaa.